David Allen: GTD is More Than Just Lists

Weblog Web Worker Daily sits down with Getting Things Done author and productivity evangelist David Allen to discuss his upcoming book and how GTD is more than just lists. To Allen, it's about control:

If you walk into anywhere and want to get more control, all you really need to do is a version of collect. That is I need to sit down and just get everything that has my attention or the attention of everybody in the group I'm trying to get [in] control.

The new book, which Allen describes as "GTD on steroids," provides a higher-level look at implementing GTD in your everyday life, which is what Allen focuses on in this interview. If you've given GTD a once-over but have had trouble seeing the forest for the trees (or the project for the lists, as it were), this interview may give you a better idea of how and why you might want to integrate GTD philosophies into more aspects of your life.

David Allen: GTD is More Than Just Lists

Inbox Zero

Seit einiger Zeit beschäftige ich mich nun damit, Ideen und Ansätze zu recherchieren, welche den Arbeitsalltag produktiver und effizienter gestalten. Neben dem GTD-Ansatz kann auch das "Inbox Zero"-Konzept zu diesen Zielen Beitragen.

wartet mit einer Sonderseite zu diesem Thema auf. Hier die wichtigsten Themen dazu in der Übersicht.

Weiterführende Beiträge und Ergänzungen bei 43folders.com

• 43F Series: Inbox Zero [Introduction] - “Clearly, the problem of email overload is taking a toll on all our time, productivity, and sanity, mainly because most of us lack a cohesive system for processing our messages and converting them into appropriate actions as quickly as possible.”


• Inbox Zero: Articles of faith - “When I first suggested the email DMZ and said there was a way to get your inbox to zero in 20 minutes, I wasn’t lying. But I was using a definition of “empty” that may not square with your current conception of the email world. So let’s start with a few of my own articles of faith to ensure we’re on the same page going forward.”


• Inbox Zero: Five sneaky email cheats - “In the words of the great Lucas Jackson: ‘Yeah, well, sometimes nothin’ can be a real cool hand.’”



• Inbox Zero: Where filters will and won’t help - “[F]ocus on creating filters and scripts for any noisy, frequent, and non-urgent items which can be dealt with all at a pass and later. ”


• Inbox Zero: Delete, delete, delete (or, “Fail faster”) - “Just remember that every email you read, re-read, and re-re-re-re-re-read as it sits in that big dumb pile is actually incurring mental debt on your behalf. The interest you pay on email you’re reluctant to deal with is compounded every day and, in all likelihood, it’s what’s led you to feeling like such a useless slacker today.”


• Inbox Zero: Schedule email dashes - “If you can get away from being driven by email’s motor and find a way to deal with your work mindfully and on your own terms, you may be startled to see how much easier it is to keep that inbox at zero.”


• Inbox Zero: What’s the action here? - “Focus on finding the fastest and straightest path from discovery to completion, and your inbox fu will be strong.”


• Inbox Zero: Processing to zero - “You’ll never stay ahead of this stuff if you don’t recalibrate starting today. Give each message as much attention as it needs and not one iota more. Remember the contextuality of triage: if you keep trying to care for dead and doomed patients, you’ll end up losing a lot of the ones who could have actually used your help.”



• Inbox Zero: What have you learned? - “Try to learn from what you’ve just experienced, and reapply your new wisdom to the way you treat email every day — nay, every time that little “new mail” chime sounds. You’ve just come out the other side of productivity bankruptcy and have, perhaps for the first time, a clean record and a fresh start.”


• Inbox Zero: Better Practices for staying (near) zero - “As a person who has done the near-impossible and managed to establish a temporary beachhead against the occupying email army, you are your own best expert in what needs to change to keep things together, but I’d like to share a few things that have helped me stay email-sane (most of the time).”

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Diese Elemente werden in ein System eingepflegt. Das System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. Diese Selbstmanagement-Methode soll effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen.

Mehr Infos dazu, gefunden 43 Folders.com:

NPR: Tech Junkies Crazy About ‘Getting Things Done’

As an insufferably huge public broadcasting nerd, I was happy to hear (via our pal, Ryan) that 43 Folders was mentioned in tonight’s All Things Considered story about Getting Things Done.

Since this may be the first time some folks have visited the site, I wanted to highlight a few of my favorite GTD posts from the past four years. We talk about lots more than GTD here, but it’s definitely a lot of my readers’ favorite topic.

Thanks for stopping by. Ton of links after the jump…

• Getting started with ‘Getting Things Done’ - “So you sprint from fire to fire, praying you haven’t forgotten anything, sapped of anything like creativity or even the basic human flexibility to adapt your own schedule to the needs of your friends, your family or yourself. Your ‘stuff’ has taken over your brain like a virus now, dragging down every process it touches and rendering you spent and virtually useless. Sound familiar?”



• How does a geek hack GTD? - “So I wanted to start a conversation about how geeks handle their lists, their projects, and their agendas–not so much in terms of the tool they use to store the information, although that’s fair game–as with how they segment the information and decide when to break it into pieces.”


• Next actions: Both physical and visible - “But, for me, turning anxieties into projects and projects into discrete physical behaviors has a lot of appeal. It takes all the pressure off your brain and puts it back where it belongs: on your eyes, on your hands, and on that fat ass you need to get into gear.”


• Does this ‘next action’ belong someplace else? - “I’ve noticed that there are often items on my ‘next actions’ list that hang around a lot longer than they should. I scan and rescan and sort and add and delete, but there’s always a few stragglers who hang out there for a week or more. Eventually this starts to vex me, and I try to debug why things aren’t getting done.”


• Mental dialogues, yak-shaving & the triumph of the ‘mini-review’ - “My mini-review falls somewhere between the glances I give my lists throughout the day and the comprehensive weekly review I do each weekend. It’s basically a 10-minute metamoment where I stop working and just try to re-focus on my goals, and the tactical adjustments needed to get them moved forward today.”



• What are you ‘waiting on?’ - “The thread that runs through all of these is that the onus is on me to a) make sure these items represent part of a commitment I’ve made, and b) make sure they actually get done (even if it’s not my direct responsibility); otherwise, they should get moved onto my ‘Maybe/Later’ list, right?”


• A Year of Getting Things Done - (3-part series: 1, 2, 3) - “I recently realized that this month marks one year since I started using Getting Things Done in earnest. With the calendar year closing, it seems like an apt time to look back at what’s worked, what hasn’t, and where I’d like to see GTD heading in the future.


• Choosing a daily GTD action plan - “I employ an informal Getting Things Done action strategy that’s similar to the one Chris lays out in his post. I often have a theme for a given day, where I choose an approach that’s suited to my mood, my energy level, and the kind and amount of work on my TODO list. (I’m especially a fan of days where I knock down ‘mosquito tasks’ as Chris calls them.)”



• Fractal Implementation, or, On the Dangers of David Allen’s Finger - “This is my stake in the ground about GTD: if you can stay focused on drawing from its best practices to get more of the important things in your life accomplished, then you’ll be a happy kid. For real. But if, like a seeming majority of people I encounter these days, you allow yourself to obsess endlessly over the minutest details of implementation and maintenance—well, you’re screwed. You’re wasting your time.”


• Inbox Zero: Processing to zero - “The more email you have been neglecting in your inbox, the more drastic and ruthless your processing must be.”


• Do a fast “mind-sweep” - “By and large, you’ll discover, your head is flooded with this stuff that you aren’t or haven’t been doing anything about. Not coincidentally, this is almost always stuff that represents some kind of incompletion, functional fuzziness, or procrastination on your part.”


• Simplify your contexts - “If you feel a gnaw about the loss of your old contexts, try to shunt some of the mental load into sub-projects and better verb choices in your tasks.”


• Folders for organization and action - “But, as ever, if you’re fussing and thinking and fiddling and wondering about this stuff, you aren’t doing it, and dammit, that’s what this is all about.”



• Priorities don’t exist in a vacuum - “Unless you can always satisfy the big red letter commitments you’ve created for yourself — as well as the ones that are constantly being generated for you by others — an obsession with priority alone is pointlessly stress-inducing, unhealthy, and unrealistic.”


• 6 powerful “look into” verbs (+ 1 to avoid) - “Decisions can only be delivered after you’ve nourished them with timely and thought-provoking information.”


• Productive Talk Compilation: 8-episode podcast with GTD’s David Allen - “Hope you all enjoy hearing the whole series, in order, all in one place. There’s some nuggets of GTD gold in there, if I do say so myself.”

GTD bei 43folders.com

Wie man aufhört ständig seine Email-Inbox zu checken...

Die negativen Aspekte vielseitiger Kommunikationsmöglichkeiten werden sich in der heutigen Arbeitswelt immer häufiger erkannt und Problemlösungsmöglichkeiten dafür gesucht.

Ein großes Problem: Die Flut von eingehenden Nachrichten (Email, Instant Messages) beeinträchtigen die Konzentration und sorgen permanent für Ablenkung. Eine gute Strategie kann es sein, diese Ablenkungen zu minimieren. Man kann zum Beispiel sein Outlook so konfigurieren, dass es nur zweimal am Tag die Nachrichten vom Server holt. Und man kann den Instant Messenger nur zu bestimmten Zeiten anstellen. (Stichwort: Sprechstunde ;-) ).

Zuviel Kommunikation macht sogar krank und manche werden gar süchtig danach, permanent die eingehenden Nachrichten zu überprüfen. Dabei sollte man das gerade abends und am Wochenende nicht tun... .

Strategie gegen die Vergesslichkeit

Wer kennt sie nicht, diese Situationen? Man hat wieder einmal vergessen, wo man den Autoschlüssel hingelegt hat oder es fällt einem wieder einmal nicht der Name einer Person ein, der man gegenüber steht. Bei der Unmenge an Informationen, die wir täglich zu verarbeiten haben, laufen wir Gefahr, nur noch oberflächlich mit unserem Gehirn an die Sachen heran zu gehen. Um so wichtiger ist es, dass wir unser Gehirn trainieren und es quasi "in Form" halten.

"Retrain your Brain" lautet ein Artikel in der Online-Ausgabe vom "Reader's Digest", welcher mit einigen Tipps gegen die alltägliche Gefahr der Vergeßlichkeit und mit ein paar Tipps zum Gehirntraining aufwartet.

Informationsmanagement im Projekt

Folgenden interessanten Artikel habe ich auf pm-blog.de gefunden, der darauf abzielt, welch ungeheure Mengen an Information heutzutage in einem normalen Projekt von den Beteiligten - und insbesondere dem Projektmanager - zu verarbeiten sind. Man braucht schon eine sinnvolle Strategie, um der Situation herr zu werden.

Je größer und komplexer ein Projekt ist, desto mehr Informationen fließen auf einen Projektmanager ein, seien es Statusberichte vom Projektteam, Informationen von Stakeholdern, der SmallTalk in der Küche, E-Mails, Newsfeeds, und dann noch die ganzen Informationen, die zwischen den Zeilen zu finden sind. Die Herausforderung besteht darin, zwischen dem Rauschen die wichtigen Informationen und ihre Bedeutung zu extrahieren. Manche Projektmanagement-Software bietet mittlerweile die sogenannten “Dashboards”, die nur die wichtigsten Informationen darstellen. Doch was ist die wichtigste Information? Und wie wird sie interpretiert?


Egal in welchem Bereich man Experte ist, mittlerweile sprießen in fast jedem Bereich mehr Informationen aus den Mailboxen als verarbeitet werden kann. Wie kann man dem Information Overload standhalten? Und obwohl die Mehrheit der Angestellten in unserer Gesellschaft mittlerweile Wissensarbeiter sind, gibt es so gut wie kein Training, um mit der Reizüberflutung zurecht zu kommen. Und so werden in den nächsten Jahren Systeme entwickelt werden, die Menschen dabei helfen, die Informationen zu verdauen.

Helfen können dabei aber auch Kommunikationsrichtlinien im Projekt. So bietet allein das Kommunikationswerkzeug E-Mail von vornherein Möglichkeiten, Informationen besser zu managen, es müssen sich nur alle Teilnehmer über diese Regeln im Klaren sein:

* In das To- oder An-Feld werden nur die Empfänger eingetragen, die etwas tun müssen, zum Beispiel eine Entscheidung treffen oder einen Vorgang bearbeiten.
* In das CC-Feld kommen die Empfänger, die nur in Kenntnis gesetzt werden sollen, die also nicht ausführen müssen; diese Empfänger können dann selbst entscheiden, wann und ob sie eine E-Mail lesen, zum Beispiel indem sie Mails, in denen sie auf cc stehen, per Regel in einen speziellen Ordner sortieren lassen.
* Es muss ein aussagefähiger Betreff gewählt werden, und dieser sollte auch schon darauf hinweisen, was verlangt wird, zum Beispiel “Entscheidung benötigt”.

Quelle: pm-blog.de

Siehe dazu auch Ununterbrochen unterbrochen

"$$$" - oder: "Wie bloggt man erfolgreich für Geld?"

Davon träumen wohl viele: Bloggen und damit Geld verdienen. Am besten möglichst viel Geld. Und am besten mit möglichst wenig Arbeit. Okay, das widerspricht sich wohl. So wie ich es sehe, bedeutet ein erfolgreiches Blog für seinen Autor auch eine ganze Menge Arbeit. Die meisten Blogger bloggen eh nur sporadisch. Andere bloggen semi-professionell, verdienen durch ihre Veröffentlichungen aber immerhin ein kleines Zubrot. Den Lebenunterhalt mit Bloggen zu verdienen schaffen wohl nur die allerwenigsten.

Um den Traum vom großen (Blogger-)Geld zu verwirklichen sollte man sich allerdings an ein paar Regeln halten.

Migrate All Your Old Gmail to a New Gmail Address

The email address you chose when signing up for Gmail seemed completely hilarious when you first signed up, but after a year of sending resumes to employers from strangelove45@gmail.com, you may be reconsidering your choice. Luckily with Gmail's easy-to-use Mail Fetcher feature and POP3 access, you can easily import all of your old emails to your new, respectable Gmail address with a few very simple steps. Here's how it works:http://lifehacker.com/352401/migrate-all-your-old-gmail-to-a-new-gmail-address

inboxzero.com

Special 43 Folders series looking at the skills, tools, and attitude needed to empty your email inbox — and then keep it that way.

http://www.43folders.com/izero

10 Secrets to Success

Es gibt ja eine Unmenge von Quellen im Netz, die einem Tipps und Tricks für Erfolg und mehr Lebensglück geben wollen. Unterm Strich lassen sich diese Dinge sicherlich auf ein paar "Grundweisheiten" zusammenfassen. Und ob die dann individuell auch tatsächlich greifen hängt ja sowieso von der Disziplin jedes einzlenen ab.

Man mag diese Tipps also durchaus belächeln, hin und wieder lesen sollte man so etwas dann aber doch. Und wenn es nur dazu ist, sich einfach mal damit zu beschäftigen und über bestimmte Dinge nachzudenken. (So kann das Lesen des Buches "Simplify your Life" zumindest ein Auslöser sein, um ein paar grundlegende Dinge zu verändern.)

Die folgenden Tipps um Erfolg zu haben sind somit ebenso logisch wie sinnvoll.
(Quelle: pickthebrain.com )

10 Secrets to Success

1. How You Think is Everything.

Always be positive. Think Success, not Failure. Beware of a negative environment.

This trait has to be one of the most important in the entire list. Your belief that you can accomplish your goals has to be unwavering. The moment you say to yourself “I can’t…”, then you won’t. I was always given the advice “never say I can’t” and I’d like to strike those words from the dictionary.

I’ve found that from time-to-time my attitude waivers. A mentor of mine once said “it’s ok to visit pity city, but you can’t stay and there comes a time when you need to leave”. Positive things happen to positive people.

2. Decide upon Your True Dreams and Goals: Write down your specific goals and develop a plan to reach them.

Write down my dreams and goals? Develop a plan to reach them? You mean like a project plan? Yes, that’s exactly what this means. You may have heard the old adage: A New Years resolution that isn’t written down is just a dream, and dreams are not goals.

Goals are those concrete, measurable stepping stones of achievement that track your progress towards your dreams. My goal is to start a second career as a freelance writer – what are your goals?

3. Take Action. Goals are nothing without action.

Be like Nike and “Just do it”. I took action by reaching out and started writing. Every day I try to take some action towards my goals. It may be small, but it’s still an action. Have you taken action towards your goals?

4. Never Stop Learning: Go back to school or read books. Get training & acquire skills.

Becoming a life long learner would benefit us all and is something we should instill in our kids. It’s funny that once you’re out of school you realize how enjoyable learning can be. What have you learned today?

5. Be Persistent and Work Hard: Success is a marathon, not a sprint. Never give up.

I think every story of success I read entails long hard hours of work. There is no getting around this and there is no free lunch. But, if you’re working towards something that you’re passionate about, something you love – then is it really work?

6. Learn to Analyze Details: Get all the facts, all the input. Learn from your mistakes.

I think you have to strike a balance between getting all the facts and making a decision with incomplete data – both are traits of successful people. Spend time gathering details, but don’t catch ‘analysis paralysis’.

7. Focus Your Time And Money: Don’t let other people or things distract you.

Remain laser focused on your goals and surround yourself with positive people that believe in you. Don’t be distracted by the naysayer’s or tasks that are not helping you achieve your goals.

8. Don’t Be Afraid To Innovate: Be different. Following the herd is a sure way to mediocrity.

Follow through on that break-out idea you have. Ask yourself “What would I do if I wasn’t afraid?”

9. Deal And Communicate With People Effectively: No person is an island. Learn to understand and motivate others.

Successful people develop and nurture a network and they only do that by treating people openly, fairly and many times firmly. There is nothing wrong about being firm – just don’t cross the a-hole line. How do you deal with people?

10. Be Honest And Dependable: Take responsibility, otherwise numbers 1 – 9 won’t matter.

Tuning und Plugins für Safari und Camino

Für die schnellsten Browser unter MacOS X:

http://pimpmycamino.com/

http://pimpmysafari.com/

spanningsync: Synchronize iCal and Google calendar

Synchronize Google Calendar and Apple iCal. Share calendars between multiple Macs. Share calendars with your coworkers, family, and friends. And while you're at it, connect Google Calendar to your iPod, mobile phone, and other devices.



http://spanningsync.com/

Useful Gmail tips

30 tools to make your Gmail better

Ultimate Gmail collection: Over 80 tools and tips

1 awesome Gmail tip you don't know about... seriously

Getting things done with Google

The Google approach to GTD:
http://note2.industriousone.com/gettings-things-done-google

More details about Google Notebook:
http://lifehacker.com/software/geek-to-live/getting-things-done-with-google-notebook-256844.php

Paperless life?

Über die Anschaffung sollte man mal nachdenken. Auf 43folders >wurde darüber nachgedacht und der Fujitsu Scansnap auf seine Alltagstauglichkeit untersucht. In Verbinung mit dem DevonThink Pro Office könnte man dann der Papierflut wirklich Herr werden.

Hier ein weiterer sinnvoller Bericht über den kombinierten Einsatz dieser beiden Hilfsmittel.

GTD in einer Nussschale

GTD bedeutet Getting Things Done (deutsche Version: Wie ich die Dinge geregelt kriege) und ist ein Selbstorganisations-System (nicht nur) für Wissensarbeiter. Entwickelt wurde das ganze von David Allen.

Mehr:

http://tautoko.info/2005/06/13/gtd-in-einer-nusschale/

Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/GTD

GTD Forum: http://www.gtd-forum.de/

David Allen über die Zukunft von GTD: http://www.43folders.com/2006/11/21/productive-talk-08

10 Articles All Bloggers Should Read (at least once)

Bloggen will gelernt sein. Und die meisten machen das wohl besser als ich, da mein Blog ja größtenteils eine bessere Bookmarksammlung ist. ;)

Für alle, die das Bloggen wirklich Ernst nehmen, empfiehlt sich daher das Lesen des folgenden Artikels:

10 Articles All Bloggers Should Read (at least once)

MediaWiki-Werkzeuge

Rund um MediaWiki gibt es eine Reihe Tools, die den Umgang mit dem Wiki erleichtern.

Hilfe:MediaWiki-Werkzeuge - Meta

wikipedia

ZEIT Campus : Willst du mein Kontakt sein?

ZEIT Campus : Willst du mein Kontakt sein?

Um einen Job zu kriegen, braucht man Kontakte, heißt es. Nirgends in Deutschland gibt es mehr als bei der Internet-Plattform Xing/openBC. Ein Selbstversuch.

Projekt Wortschatz

Nebem dem "Wort des Tages" sowie dem allseits beliebten deutsch-englischem Wörterbuch findet sich auf der Homepage des "Projekt Wortschatz" auch ein internationalen Wortschatzportal in englischer Sprache, wo derzeit in 17 verschiedenen Sprachen Wörter nachgeschlagen werden können.

Projekt Wortschatz